Métodos de Arquivamento

Métodos de Arquivamento

BÁSICOS:

ALFABÉTICO (tipo direto)
Ex.: São José, Rogério; Almeida, Paulo D'; Torres, A.; Torres, Alisson

GEOGRÁFICO (tipo direto) - organizados com base na procedência ou local, por país, estado ou município.

NUMÉRICOS: (tipo indireto e faz uso do índice alfabético remissivo)
1.       SIMPLES - Atribui-se a cada cliente (pessoa física ou jurídica) um número.
2.       CRONOLÓGICO - além da ordem alfabética, tem-se de observar a data de entrada do documento  no  arquivo  ou  de  sua  emissão. 
3.       DÍGITO-TERMINAL - adota o número como principal elemento de identificação .
                                               EXEMPLO: DOSSIE 983.021 - dígito-terminal- 98-30-21.
                                               21 é o grupo primário ou inicial (número da gaveta)
                                               30 é grupo secundário (número da guia)
                                               98- grupo terciário (número atribuído ao documento)



IDEOGRÁFICOS: separa os documentos por assunto.
1.       ALFABÉTICOS –> Encliclopédico e Dicionário
2.       NUMERICO:
          . DUPLEX (EX.: 1.  financeiro; 1.1.  contas a pagar; 1.2.  contas a receber; 2.  material; 2.1.  compra de material)
          . DECIMAL (divide cada assunto em até 10 classes derivadas, e cada uma destas poderá ser dividida em, no máximo, mais 10, sucessivamente. EX.: 010 – Aperfeiçoamento e treinamento de pessoal; 020 – Cursos)

PADRONIZADOS:
VARIADEX (tipo direto; usa 5 cores para cada grupo de letras. Ex: A,B,C,D e abreviações – Ouro)
AUTOMÁTICO
SOUNDEX
MNEMÔNICO
RÔNEO

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:

1) CLASSES:

1.1) Básicos: 

Alfabético(principal elemento a ser considerado num documento: nome);

- Arquivamento de nomes = Onomástico.
- Regras de Alfabetação.

 Geográfico(principal elemento: local ou procedência);

- Estado – Cidade – Correspondente(a capital do Estado deve vir 1º);
- Cidade – Estado – Correspondente;
- País – Cidade – Correspondente(a capital do país deve vir 1º).

 Numérico(principal elemento: número);

- Simples (índice alfabético remissivo);
- Cronológico
- Dígito-terminal (o número é o elemento principal de identificação).

Ex.: Nº do dossiê: 983.021 (método numérico simples)

Transformando para o método dígito-terminal: 98-30-21, sendo:
21 – grupo primário ou inicial (nº da gaveta)
30 – grupo secundário (nº da guia)
98 – grupo terciário (nº atribuído ao documento)

No momento de se arquivar os documentos ou pastas, considera-se primeiro o grupo primário, depois o secundário e, por fim, o terciário (do menor para o maior número).

 Ideográfico(principal elemento: assunto).

a) Alfabético: Dicionário (os assuntos são dispostos em rígida ordem alfabética, de forma isolada); Enciclopédico (existe uma relação mútua entre os assuntos – geral/específico).

b) Numérico: Duplex (enciclopédico + notação numérica); Decimal (sistema decimal de “Melvil Dewey” – 9 classes principais e uma geral); Unitermo (por analogia).

1.2) Padronizados: “VASM-R”

Variadex (Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo);

Automático (não utilizado no Brasil);

Soundex (não utilizado no Brasil);

Mnemônico (obsoleto);

Rôneo (obsoleto).

2) SISTEMAS:
2.1) Direto- O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.
Exs.: métodos alfabético e geográfico.
2.2) Indireto – Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético remissivo ou a um determinado código.
Exs.: métodos numéricos.